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Herausforderung
Die Mitarbeiter der Weltbank durchsuchten ineffizient ein Intranet, das sich auf Hunderte von Content-Quellen erstreckte. Die Nutzerfrustration aufgrund der schlechten Suchmaschinenrelevanz und der fragmentierten Suchschnittstelle war groß. Auch beträchtliche Wartungsausgaben für die vorherige Suchlösung lösten das Problem nicht.
Lösung
Die Weltbank setzte Google ein, um eine zentralisierte nutzerfreundliche Suchmaschine für ihr Intranet bereitzustellen. Die Bank konnte das Erscheinungsbild an die Markenelemente des Unternehmens und die Präsentation der jeweiligen benutzerdefinierten Kategorie anpassen. Die Google Search Appliance lieferte relevantere Suchergebnisse, bot Suchfunktionen für mehrere Sprachen und umfasste eine preisgünstige Suchinfrastruktur.
Produkt
Google Search Appliance (GB-1001)
Ergebnis
“Nutzer müssen nicht mehr aus einer Reihe unvollständiger oder unverständlicher Suchdatenbanken auswählen. Sie können das gesamte Intranet durchsuchen oder die Suche auf einen bestimmten Bereich begrenzen.”
Maria Dolores Arribas-Banos
Intranet-Projektteamleiterin und Informationsverwaltungsbeauftragte
Weltbank-Gruppe
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Die Weltbank und die Google Search Appliance
Überblick
Die Weltbank-Gruppe ist weltweit eine der größten Finanzhilfequellen für Entwicklungsländer. Die Aufgabe der 8.000 Angestellten in Washington, D.C., und 2.000 Außendienstmitarbeiter besteht darin, den Lebensstandard in armen Ländern der ganzen Welt durch technische Unterstützung sowie umfangreiche Darlehens- und Zuschussprogramme zu erhöhen. Im Steuerjahr 2002 stellte die internationale Organisation mehr als 19 Milliarden US-Dollar als Darlehen für Empfängerländer in Afrika, im Mittleren Osten, in Osteuropa, in Asien, in Lateinamerika und in der Karibik zur Verfügung.
Bei der Ausführung dieser kritischen Entwicklungsarbeit erzeugt die Weltbank ein riesiges Aufkommen von Untersuchungen und Daten, die großräumig von Organisationen, wie Universitäten, Regierungsbüros und Privatunternehmen, auf dem gesamten Globus genutzt werden.
Die Herausforderung
Die globale Suche der Bank wird in ihrem Intranet widergespiegelt, das als Host für Hunderte von unabhängigen Websites mit mehr als 200.000 Dateien auf 445 Servern dient, die alle von ca. 400 internen Content-Providern in der ganzen Welt gewartet werden. Alle 10.000 Bankmitarbeiter haben Zugriff auf eine Intranet-Startseite, die ein umfassendes Bild der Online-Ressourcen der Bank liefert sowie interne und externe Kommunikation miteinander verbindet.
Das Intranet der Weltbank enthält Dokumente aus allen standardmäßigen Unternehmensanwendungen und in sämtlichen Formaten von HTML bis PDF. Sowohl Finanz- und Kreditspezialisten als auch Wirtschaftsentwicklungs- und Technikexperten sowie Außendienstmitarbeiter nutzen das Intranet der Weltbank, um nach unzähligen Projektdokumenten, Fallstudien, Gesundheits- und Umweltberichten sowie komplexen Finanzdaten zu suchen.
Bei der Verwendung eines vorherigen Suchtools stellten die Intranet-Nutzer der Weltbank ca. 1.500 Anfragen pro Tag – ohne mit den Ergebnissen zufrieden zu sein, wie Umfragen ergaben. Mit der vorherigen Suchanwendung war es schwierig, Zugriff auf alle Websites im gesamten Netzwerk zu erhalten oder brauchbare Ergebnisse zu Richtlinien der strategischen Frühaufklärung, Details von Ausbildungsprojekten oder Armutsstatistiken zu erlangen. “Zuvor musste man sich die Mühe machen und jede einzelne Datenbank durchsuchen, um fündig zu werden*”, erklärt Intranet-Projektteamleiterin und Informationsverwaltungsbeauftragte Maria Dolores Arribas-Banos.
“Unsere Nutzer mussten nicht nur mit einem unzureichenden Suchtool fertig werden”, sagt sie, “sondern konnten kein effizientes eBusiness betreiben. Ansteigende Kosten für die gesamte Website-Wartung sowie die Tatsache, dass sich das Informationsvolumen auf den Websites der Weltbank jedes Jahr verdoppelt, bereiteten uns Kopfschmerzen.”
Die Lösung
Auf der Suche nach einer neuen Lösung meldete sich das Team für den Test der Google Search Appliance GB-1001 an. Die Ersteinrichtung dauerte weniger als eine Stunde und schon die Indizierung eines winzigen Musters von nur fünf Intranet-Seiten zeigte, wie viel Content die Google Search Appliance entdeckt, berichtet Arribas-Banos. “Ein Großteil unserer Website war seit langem nicht mehr aktualisiert worden. Die Notwendigkeit für eine Säuberung des Content wurde äußerst offensichtlich.”
Während einer einmonatigen Testphase erforschte das Webteam der Bank verschiedene Funktionen der Google Search Appliance, wie die Anpassung der Benutzeroberfläche, mit der Nutzern die Suchergebnisse im selben Erscheinungsbild angezeigt werden wie der Rest des Intranets. Hinter dieser integrierten Benutzeroberfläche steht eine Suchmaschine, die nahtlos in das bestehende Netzwerk integriert wird. “Nutzer müssen nicht mehr aus einer Reihe unvollständiger oder unverständlicher Suchdatenbanken auswählen. Sie können jetzt das gesamte Intranet durchsuchen oder ihre Suche auf einen bestimmten Bereich begrenzen.”*
Da das Material der Weltbank häufig in mehreren Sprachen zur Verfügung steht, ist die Google-Fähigkeit, Content-Suchvorgänge leicht zu verarbeiten und anzugeben, welcher Content in welcher Sprache verfügbar ist, ein großer Vorteil. Nutzer können außerdem innerhalb der Sprachversionen vor- und zurückwechseln, wodurch das Intranet im Allgemeinen und die Suchergebnisse im Besonderen relevanter und produktiver werden.
Da die Nutzer Google bereits kannten und schätzten, vollzog sich der Wechsel zur GB-1001 in der gesamten Organisation problemlos. Die Mitarbeiter wurden mit mehreren organisationsweiten E-Mail-Nachrichten über den Wechsel informiert und das Webteam präsentierte einige Demonstrationen. Es war keine offizielle Schulung erforderlich.
Ergebnisse
Laut Arribas-Banos hat sich die Google Search Appliance als kostengünstige Suchlösung für die Weltbank erwiesen: “Es sind weder Einrichtungszeiten noch Entwicklerressourcen nötig.”* Die Weltbank spart nicht nur Zeit für die Suchverwaltung sondern auch Geld. Im Laufe der nächsten zwei Jahre wird die GB-1001 Schätzungen zufolge der Bank weniger als ein Fünftel des Betrags kosten, der allein schon für die Wartung des vorherigen Suchtools erforderlich war.
Da die Anzahl der Dokumente im Netzwerk weiterhin beträchtlich schnell zunimmt, verarbeitet die Google Search Appliance pro Monat mit Leichtigkeit die doppelte Anzahl an Nutzeranfragen als das alte System nur ein Jahr zuvor. Das Webteam kann sich somit laut Arribas-Banos auf andere Initiativen konzentrieren, anstatt suchbezogene Probleme zu beheben. “Die Suchlösung war ein großer Gewinn. Nutzer haben uns tatsächlich angerufen, um uns mitzuteilen, wie gut sie funktioniert. Das war eine nette Überraschung.”*
Über die Google Search Appliance
Die Google Search Appliance ist eine integrierte Suchlösung für Geschäftskunden, die die preisgekrönte Suchtechnologie von Google auf Intranets und Websites ausdehnt. Drei Modelle der Google Search Appliance stehen zur Verfügung: Die GB-1001 für Abteilungen und mittelständische Unternehmen; die GB-5005 für dedizierte Suchdienste mit hoher Priorität, wie Kunden ansprechende Websites und unternehmensweite Intranet-Anwendungen; sowie die GB-8008 für zentralisierte Einsätze zur Unterstützung globaler Unternehmenseinheiten.
*"Intranet Design Annual 2002: The Ten Best Intranets of the Year," (Intranet-Design-Jahrbuch 2002: Die zehn besten Intranets des Jahres) von Kara Pernice Coyne, Candice Goodwin und Jakob Nielsen, Nielsen Norman Group, September 2002.
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