Für dieses Projekt wurde zunächst ein PIM-System durch einen externen Dienstleister eingeführt und mit den Daten aus dem bestehenden Warenwirtschaftsprogramm (Alphaplan) befüllt. Nun können alle Informationen, die zu einem Artikel gehören, zentral verwaltet und von jedem Mitarbeiter genutzt werden. Vorher wurden diese Informationen (wie z. B. Datenblätter, Verarbeitungshinweise, Sicherheitsdatenblätter, Versandvorschriften usw.) an unterschiedlichen Stellen gesammelt, teilweise sogar auf einzelnen Arbeitsplatzrechner, so dass nicht jeder darauf Zugriff hatte. Das neue System hat dazu geführt, dass die Kunden deutlich schneller mit Informationen versorgt werden. Zudem hat die individuelle Beratung der Kunden am Telefon deutlich an Qualität gewonnen.
Als weiteres Ziel sollte der Internetauftritt komplett neu gestaltet werden. Bis dato wurde nur dargestellt, welche Produktbereiche durch Hillmann & Geitz geliefert werden können. Insgesamt lieferte der alte Auftritt wenige Informationen an den Kunden. Nun wird der Internetauftritt durch das PIM-System mit Informationen bedient. Das bedeutet, dass die vorhandenen Daten genutzt werden können, um die Produkte im Internet darstellen zu können. Des Weiteren können sämtliche Dateien/Informationen, wie z. B. Datenblätter und Bilder, die zu einem Artikel gehören von den Kunden abgerufen werden. Nun bietet der Internetauftritt von Hillmann & Geitz den Kunden einen wirklichen Nutzen.
Auch können nach dem Projekt mit Hilfe der neuen Programme Kataloge von Mitarbeitern im Unternehmen selbst erstellt werden. Dies können kurze, individuelle Übersichten für einzelne Kunden/Branchen, bis hin zu einem Komplettkatalog sein.
Um später den Kunden später elektronische Kataloge zur Verfügung stellen zu können, wurden zunächst zwei Warengruppen nach ECl@ss 5.1 und proficl@ss klassifiziert.
Die ersten Arbeiten und Aufgaben konnten ohne Weiteres in dem vom Pflichtenheft vorgegebenen Zeitfenstern eingehalten werden. Auch kleine Probleme am Anfang mit der Schnittstelle zwischen dem Warenwirtschaftsprogramm und dem PIM-System konnten relativ kurzfristig behoben werden. Die Füllung des PIM-System mit Informationen, die bis dahin noch nicht in der WaWi vorhanden waren, sollte auf Daten von unseren Lieferanten zurückgegriffen werden. Am effektivsten wäre für das Unternehmen ein BMEcat gewesen, aber zur Verarbeitung wäre eine Excel-Datei ausreichend gewesen. Leider musste das Unternehmen feststellen, dass die Lieferanten noch lange nicht so weit sind, wie eigentlich erwartet wurde. Das bedeutete, dass die meisten Basisdaten manuell in das System eingepflegt werden musste. Dieser immense Zeitaufwand dafür war natürlich nicht eingeplant. Auch konnten nur sehr wenige Bilder zu den Produkten, die für die Darstellung im Internet notwendig sind, von den Herstellern zur Verfügung gestellt werden oder die Qualität der Bilder war unzureichend. Das hat Hillmann & Geitz sehr überrascht. Auch sind die meisten der Lieferanten noch nicht so weit, dass sie ihre Artikel in einer Klassifikation zugeordnet haben. Diese Aufgabe wurde dann auch vom Unternehmen übernommen.
Die Artikeltexte, die im WaWi genutzt werden, waren leider nicht einheitlich gepflegt, so dass das Erscheinungsbild im Internet nicht homogen war. Das hatte zur Folge, dass diese Texte für die meisten Artikel bearbeiten werden mussten. Das war dem Unternehmen im Vorfeld nicht bewusst und bedeutete eine Verzögerung des Projektes, weil diese Tätigkeit sehr zeitintensiv war.
Es war geplant, für die Projektzeit jemanden abzustellen, der sich ausschließlich darum kümmert. In der Anfangsphase konnte dies auch umgesetzt werden. Danach litt das Projekt darunter, dass Hillmann & Geitz einen äußerst hohen Krankenstand zu verzeichnen hatten, so dass diese Person Aufgaben, die das Alltagsgeschäft betrafen, übernehmen musste. Da Hillmann & Geitz ein relativ kleines Unternehmen ist, führte dies so weit, dass das Projekt sogar für mehrere Wochen kaum fortgesetzt werden konnte. Der Wiedereinstieg gestaltete sich nicht einfach. Deshalb wurde zunächst eine Bestandsaufnahme gemacht und die mit dem Projekt betrauten Personen (intern + extern) beschlossen die weitere Vorgehensweise. Dem Unternehmen war zwar von Beginn an klar, dass so ein Projekt nicht nebenher laufen kann, allerdings hatte man nicht die Ressourcen die personellen Ausfällen und die zusätzlichen Aufgaben zu kompensieren. Dies müsste bei zukünftigen Projekten besser berücksichtigt werden.
Als deutlichen Vorteil hat sich herausgestellt, dass der externer Dienstleister ebenfalls seinen Sitz in Bremen hat. Das garantierte kurze Wege und eine ständige Betreuung und Präsenz während der gesamten Projektzeit. Dieses Auswahlkriterium wird bei den nächsten Projekten deutlich höher bewerten werden.
Für das Projekt war geplant, zunächst nur zwei von sechs Warengruppen zu verwenden. Natürlich sollen auch noch die restlichen vier Warengruppen in das System eingepflegt und im Internet dargestellt werden. Daran wird nun sukzessive gearbeitet.
Bei der Umsetzung des Projekts wurde die Voraussetzung geschaffen, die Kunden mit elektronischen Daten zu versorgen. Theoretisch sollte dies nun funktionieren. Allerdings wurde es noch nicht in der Praxis getestet. Die Voraussetzungen für kundenindividuelle OCI-Shop-Zugänge wurden geschaffen. Hier fehlt ebenfalls noch die Erprobung im "Erstfall". Allerdings gibt es dem Unternehmen ein gutes Gefühl, hier bereits alle Voraussetzungen geschaffen zu haben und kurzfristig auf die Anforderungen, die von den Kunden kommen, reagieren zu können.