Stockez et gérez vos données grâce à ODK Collect et à l'intégration dans Google Drive

Le nombre d'entreprises qui collectent des données sur le terrain à l'aide d'appareils mobiles est en pleine expansion. Open Data Kit (ODK) est une suite d'outils gratuite et Open Source. Elle permet de collecter des données à l'aide d'appareils mobiles Android et de les envoyer vers un serveur en ligne, même sans connexion Internet ni couverture mobile au moment de la collecte. ODK Collect vous permet de simplifier le processus de collecte des données. En effet, cette solution remplace les formulaires papier classiques par des formulaires électroniques qui permettent d'importer du texte, des données numériques, des coordonnées GPS, des photos, des vidéos, des codes-barres et des fichiers audio sur un serveur en ligne.

Créé par des développeurs de l'University of Washington's Computer Science and Engineering et des membres de Change, Open Data Kit est un projet Open Source mis à la disposition de tous. Pour en savoir plus sur ODK, connaître les dernières mises à jour, accéder à d'autres tutoriels et participer au projet, consultez le site www.opendatakit.org.

Avec ODK Collect, vous pouvez envoyer les données collectées sur le terrain vers plusieurs emplacements :

ODK Aggregate, qui vous permet d'héberger les formulaires d'enquêtes et les réponses sur votre propre serveur cloud. - Google Drive et Google Sheets, qui permettent à ODK Collect d'accéder aux formulaires d'enquêtes dans votre compte Google Drive et d'envoyer directement à Google Sheets les données collectées sur un appareil Android.

L'option basée sur Google Drive et Google Sheets simplifie la mise en place d'une collecte de données sur mobile. Importez vos formulaires ODK dans Google Drive, où ODK Collect peut les trouver. Rendez-vous ensuite sur le terrain pour collecter des données sur votre appareil mobile hors connexion. Envoyez-les à Google Sheets lorsque vous vous connectez de nouveau. Si votre formulaire inclut des photos, elles sont stockées dans vos albums Google Photos archivés sans être répertoriées, et un lien vers ces photos est inclus dans Google Sheets. Il s'agit d'une méthode simple et conviviale pour gérer et stocker vos données ODK sans configurer un serveur comme ODK Aggregate.

Si vous avez besoin d'une solution plus performante pour votre projet, consultez notre tutoriel dédié à ODK Aggregate.

Contenu du tutoriel

Conditions préalables

- Vous avez besoin d'un compte Google (si vous ne l'avez pas encore fait, créez-en un). - Vous avez besoin d'un appareil mobile Android équipé du système d'exploitation Android version 1.6 ou ultérieure.

Créez un formulaire pour collecter et envoyer des données

Vous pouvez créer des formulaires pour ODK de différentes façons. En effet, vous pouvez utiliser ODK Build (un outil de conception de formulaires par glisser-déposer) ou créer votre formulaire dans une feuille de calcul à l'aide de XLSForm. La plupart des utilisateurs d'ODK créent leurs formulaires dans Excel, mais ODK Build offre sans doute la solution la plus simple si vous n'avez encore jamais créé de formulaires. Nous expliquons comment utiliser la méthode ODK Build ci-dessous, mais si vous souhaitez découvrir d'autres outils, n'hésitez pas à consulter les ODK Docs.

  1. Accédez à ODK Build à l'adresse http://build.opendatakit.org/.

  2. Créez un compte ou connectez-vous avec un compte existant. Sachez que ce compte est différent de votre compte Google, et que vous pouvez choisir d'utiliser des informations de connexion et un mot de passe différents. Vos formulaires seront enregistrés dans ce compte pour vous permettre de les retrouver facilement par la suite.

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  3. Pour ajouter des questions à votre formulaire, cliquez sur le type de question souhaité au bas de la page : "Location" (position), "Text" (texte), etc.

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    Chaque question possède plusieurs propriétés communes ainsi que des propriétés uniques. Pour obtenir des explications sur les propriétés communes, reportez-vous ci-dessous. Il n'est pas utile d'enregistrer chaque question au fur et à mesure, mais n'oubliez pas d'enregistrer le formulaire lorsqu'il vous convient.

  4. Saisissez une question de type texte dans la section "Caption Text" (Texte de la question). Par exemple, "Quel est votre nom ?".

    Remplissez les champs du panneau situé à droite. Facultatif : vous pouvez indiquer la longueur minimale et/ou maximale du champ de texte, en nombre de caractères.

  5. Ajoutez un champ numérique pour permettre aux utilisateurs de saisir un nombre dans le formulaire (par exemple, "Quel âge avez-vous ?") dans la section "Caption Text" (Texte de la question).

    Dans la section des propriétés, indiquez si vous souhaitez enregistrer le nombre en tant que nombre entier ("Integer") ou décimal (0,0) ("Decimal").

  6. Offrez aux utilisateurs du formulaire la possibilité de préciser une date. Le téléphone enregistrera automatiquement la date du jour et permettra à l'utilisateur de la modifier ou d'en saisir une autre dans votre formulaire.

  7. Si les utilisateurs de votre formulaire possèdent un appareil mobile doté d'une puce GPS, vous pouvez ajouter une entrée "Location" (Position). L'utilisateur sera invité à enregistrer sa position GPS. Il pourra ainsi consulter une estimation de la précision du GPS intégré au téléphone lors de la recherche de la position satellite.

  8. Offrez aux utilisateurs du formulaire la possibilité de joindre des fichiers multimédias lors de l'envoi. Vous pouvez choisir parmi différents formats multimédias (par exemple une image, un son ou une vidéo). La sélection dans le formulaire fait alors basculer le téléphone en mode appareil photo, mémo vocal ou caméra, et les fichiers multimédias sont stockés avec cette entrée de formulaire. Dans cet exemple, saisissez "Prendre une photo" dans la section "Caption Text" (Texte de la question), puis sélectionnez "Image" pour le type de média à utiliser dans le menu déroulant. Conseil : vous savez que vous disposerez d'une connexion Internet lente lorsque vous importerez les envois de formulaire et vous souhaitez intégrer des photos dans vos formulaires ? Sachez que certains appareils vous permettent de réduire la taille d'image par défaut pour qu'elle soit plus petite lors de l'envoi des données via Internet.

  9. Utilisez le type de question "Choose One" (Une seule réponse possible) si vous souhaitez que l'utilisateur sélectionne une option parmi plusieurs. Vous pouvez également préciser les options à afficher en cliquant sur "Add Option" (Ajouter une option). N'oubliez pas d'ajouter une valeur sous-jacente à vos options (ceci est obligatoire pour toutes les options). Saisissez votre texte en minuscules et utilisez le trait de soulignement (_) plutôt que des espaces.

  10. Utilisez le type de question "Select Multiple" (Plusieurs réponses possibles) pour les questions à choix multiples. Comme pour les questions avec une seule réponse possible, n'oubliez pas d'ajouter une valeur sous-jacente à chaque option. De plus, utilisez des minuscules et des traits de soulignement pour les champs des valeurs sous-jacentes.

    Propriétés communes des questions de formulaire :

    Data name (Nom du champ, obligatoire) : il s'agit du nom de la variable stockée dans le code XML du formulaire. Vous devez utiliser des minuscules et des traits de soulignement (_) à la place des espaces.

    Caption Text (Texte de la question, obligatoire) : saisissez votre question telle que vous souhaitez qu'elle soit présentée à l'utilisateur.

    Hint (Conseil) : fournissez une astuce ou du texte d'aide concernant la question. Remarque : si vous localisez le formulaire, vous devez saisir ici le texte en anglais et le texte traduit. Si vous ne saisissez pas le texte en anglais par défaut, vous devez créer les formulaires au format XML dans un éditeur de texte. Reportez-vous au conseil à la fin de ce tutoriel pour plus d'informations sur la localisation des formulaires.

    Default value (Valeur par défaut) : il s'agit d'une information qui sera présentée par défaut à l'utilisateur. Par exemple, si vous recueillez des informations sur un groupe d'enfants et que vous savez que la plupart d'entre eux ont 12 ans, vous pouvez saisir "12" comme valeur par défaut.

    Read-only (Lecture seule) : cochez cette case si vous ne souhaitez pas que l'utilisateur puisse saisir des informations pour cette question.

    Required (Obligatoire) : l'utilisateur ne peut pas valider le formulaire s'il n'a pas répondu à toutes les questions indiquées comme étant "obligatoires".

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  11. Lorsque vous êtes satisfait de votre formulaire, enregistrez-le dans votre compte ODK Build. Accédez à File > Save Form As (Fichier > Enregistrer le formulaire sous). Lors de la prochaine connexion à votre compte, vous pourrez sélectionner File > Open (Fichier > Ouvrir) pour ouvrir le formulaire.

Pour plus d'informations sur ODK Build, consultez le site Web d'ODK.


Déployez votre formulaire

Vous devez maintenant héberger le formulaire d'enquête dans votre compte Google Drive à l'aide d'ODK Build. Les membres de l'équipe chargée du projet pourront ainsi le télécharger sur leurs téléphones Android. Vous devez également créer une feuille de calcul dans laquelle les réponses validées provenant de l'équipe du projet seront envoyées et stockées.

  1. Connectez-vous à Google Drive avec votre compte Google.

  2. Créez un dossier Google Drive dédié à votre projet ODK : sélectionnez "Nouveau", puis "Dossier". Attribuez un nom facilement mémorisable au dossier.

  3. Dans le dossier du projet ODK, ajoutez une feuille de calcul : sélectionnez "Nouveau", puis "Google Sheets". Il s'agit de la feuille de calcul qui collectera les réponses à votre enquête ODK.

  4. Dans la nouvelle feuille de calcul, cliquez sur le bouton "Partager", puis sélectionnez "toutes les personnes disposant du lien" et "Modification".

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  5. Copiez l'URL de la feuille de calcul.

  6. Dans un autre onglet du navigateur, ouvrez votre enquête dans ODK Build.

  7. Dans ODK Build, accédez à Edit > Form Properties (Modifier > Propriétés du formulaire). Collez l'URL de la feuille de calcul dans le champ "Submission URL" (URL d'envoi).

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  8. Dans ODK Build, téléchargez votre formulaire sous la forme d'un fichier XML. Cliquez sur File > Export to XML (Fichier > Exporter au format XML). Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur "Download" (Télécharger).

  9. Revenez dans Google Drive, cliquez sur "Nouveau", puis importez le formulaire XML dans le dossier de votre projet ODK.

  10. Cliquez sur le fichier XML dans votre projet ODK, puis sur le bouton "Partager". Sélectionnez "toutes les personnes disposant du lien" et "Modification", puis ajoutez les personnes qui ont besoin de télécharger le formulaire sur leur appareil Android. Pour qu'une personne puisse le télécharger, votre formulaire doit être partagé avec son compte Google. Elle le verra ainsi dans la section "Partagés avec moi" de Drive.


Installez et configurez ODK Collect

  1. Accédez au Google Play Store et recherchez ODK Collect. Si vous avez déjà installé l'application, assurez-vous de disposer de la version la plus récente.

  2. Ouvrez l'application ODK Collect.

  3. Appuyez sur l'icône Menu (trois points dans l'angle supérieur droit).

  4. Appuyez sur "Modifier les Paramètres".

  5. Appuyez sur "Serveur", puis sur "Type" afin de modifier le chemin de destination à utiliser pour envoyer vos données ODK Collect.

  6. Sélectionnez "Google Drive, Google Sheets".

  7. Ensuite, cliquez sur "Google Account" (Compte Google) et choisissez le compte à associer à ODK Collect. Il sera utilisé pour stocker vos formulaires dans Google Drive, ainsi que votre feuille de calcul contenant toutes les données ODK envoyées par vous et les autres utilisateurs. (N'indiquez rien dans le champ "URL de secours pour soumission de données".)

  8. CONSEIL : L'appareil Android doit être connecté à un compte Google autorisé à modifier le formulaire que vous avez créé. Ajouter un compte Google sur votre téléphone Android.

  9. Appuyez sur le bouton de retour afin de revenir au menu principal.


Collectez des données via ODK Collect

  1. Appuyez sur "Get Blank Form" (Télécharger un formulaire vierge), puis sur "My Drive" (Mon Drive). Appuyez sur "Allow" (Autoriser) pour permettre à ODK Collect d'accéder à votre compte Google Drive. ODK Collect recherche les fichiers XML contenus dans votre compte Google Drive et les affiche après la liste des dossiers. Nous vous conseillons de regrouper vos fichiers XML dans un dossier afin de pouvoir les trouver facilement.

    1. Recherche de formulaires : utilisez cette méthode au lieu de parcourir les formulaires, car elle est plus rapide.

    2. Vous pouvez choisir l'option "My Drive" (Mon Drive) ou "Shared With Me" (Partagé avec moi). Par exemple, si vous avez partagé votre formulaire avec des collecteurs de données, ils peuvent y accéder par ce biais, mais une recherche sera plus rapide. Les fichiers XML s'affichent sous votre répertoire de dossiers.

  2. Pour trouver le formulaire que vous venez d'ajouter, saisissez son nom dans le champ de recherche. Cochez la case située à droite, puis appuyez sur "Download Selected" (Télécharger la sélection). Une fois le téléchargement terminé, une fenêtre s'affiche avec le message "Success" (Succès). Téléchargez l'exemple de formulaire que vous venez de créer.

  3. Dans le menu principal d'ODK Collect, appuyez sur "Fill Blank Form" (Remplir un formulaire) et saisissez les informations requises. Une fois l'opération terminée, appuyez sur "Send Finalized Form" (Envoyer un formulaire finalisé). Vos données s'affichent alors dans votre feuille Google Sheets.

    1. La première fois que vous envoyez des données vers votre nouvelle feuille, votre appareil demande l'autorisation de les transmettre à Google Drive. Cliquez sur "Allow" (Autoriser) pour envoyer les données à votre feuille.

    2. CONSEIL : Si une erreur se produit lors de l'envoi, essayez de supprimer les formulaires qui ne vous servent plus Main Menu > Delete Saved Form (Menu principal > Supprimer formulaire sauvegardé).

    3. Cette vidéo explique comment envoyer des données ODK Collect vers Google Sheets (1:53).


Visualisez vos données

  1. Pour consulter les données, accédez à votre feuille d'envoi. Vous n'avez pas besoin d'actualiser la page pour afficher les nouvelles données entrantes.

  2. Si vous avez inclus une photo dans le formulaire, votre feuille comporte un lien permettant d'y accéder. Les photos sont envoyées dans les albums Google Photos archivés associés au compte Google de chaque utilisateur (dans un album non répertorié que seuls les utilisateurs disposant du lien peuvent consulter). Chaque photo est stockée dans un album comportant le nom du formulaire, ce qui vous permet de parcourir les photos envoyées à un formulaire.

  3. Vous pouvez visualiser vos envois de données sur une carte via Google My Maps. Les cartes que vous créez sont également stockées dans votre compte Google Drive. Cela vous permet d'héberger, de gérer et de visualiser vos données ODK à partir d'un même dossier Drive. Suivez nos instructions détaillées pour importer des informations dans Google Maps ou consultez le tutoriel Visualiser les données sur une carte personnalisée via Google My Maps. Vous pouvez télécharger vos données sous la forme d'un fichier CSV ou les importer directement depuis Google Sheets.

Félicitations ! Google Drive vous permet désormais de stocker et de gérer vos données ODK Collect.


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